Archivi di Stato, nuove regole per la ricerca a distanza

Con la circolare n. 26 del 7 agosto 2026, la Direzione generale Archivi del Ministero della Cultura ha disciplinato le modalità erogative del servizio di ricerca documentale svolto a distanza dagli Archivi di Stato, approvando un allegato modello di regolamento inteso ad uniformare le prassi degli istituti periferici.

Nelle premesse dell’atto si richiama il principio della gratuità dell’accesso alle biblioteche e agli archivi pubblici per finalità di lettura, studio e ricerca, sancito dagli articoli 103, comma 2, e 122, comma 1, del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 (Codice dei beni culturali e del paesaggio). Viene al contempo tracciata una distinzione formale tra:

• consulenza archivistica e orientamento alla ricerca: attività istituzionale volta a fornire informazioni generali su fondi, serie e strumenti di corredo, che rimane del tutto gratuita;
• ricerca documentale per conto dell’utente: servizio aggiuntivo comportante movimentazione di unità archivistiche, consultazione diretta degli strumenti di corredo e stesura di risposte circostanziate, assoggettabile a tariffa a titolo di rimborso spese.

Profilo economico e criteri di ammissibilità

Il modello di regolamento fissa il rimborso spese nella misura di 50,00 euro per ogni ora di attività di ricerca, con frazioni computate per 30 minuti e un importo minimo di 25,00 euro. Il servizio richiede il pagamento anticipato su preventivo inviato dall’istituto e fondato sulla stima delle ore necessarie. L’importo versato non è rimborsabile qualora le indagini diano esito negativo.

L’accesso alla ricerca per corrispondenza è subordinato a specifiche condizioni: la richiesta deve risultare ben definita e circostanziata, e il fondo d’interesse deve essere dotato di strumenti di corredo idonei a delimitare l’indagine. Le istanze generiche o prive di elementi di riscontro non vengono accolte, ma reindirizzate alla consultazione diretta in sala di studio.

Esenzioni e procedure

L’esenzione dal rimborso è prevista per gli organi del Ministero della Cultura, per le amministrazioni statali operanti per fini istituzionali, per i progetti convenzionati di documentato interesse e per le persone che attestino mediante dichiarazione sostitutiva l’impossibilità di accedere alla sala di studio a causa di disabilità certificate.

Le istanze devono essere inoltrate esclusivamente via posta elettronica agli indirizzi istituzionali degli Archivi di Stato, corredate della scansione di un documento di identità. I singoli istituti indicheranno sul proprio sito web i fondi accessibili con la procedura a distanza e le modalità di erogazione digitale del servizio.

Articoli correlati: Archivi di Stato italiani digitalizzati dai Mormoni